Repas client, achat de matériel, déplacements… Quelles sont les dépenses sur lesquelles votre entreprise peut récupérer la TVA ? Démarches à accomplir et mode de calcul : on vous explique tout sur la TVA récupérable avec Pierre Bourdat, expert-comptable et co-fondateur du cabinet Bourdat Finance.

Selon votre régime et votre statut social, vous pouvez être amené.e à facturer de la TVA à vos clients, et donc à déclarer la TVA collectée, mais aussi à déduire la TVA que vous avez payée sur les dépenses liées à votre activité. Cette TVA récupérable constitue une manne importante pour votre entreprise, puisqu’elle vous permet de payer vos services et marchandises au prix hors taxe, contrairement aux particuliers, ce qui représente mis bout à bout des sommes non négligeables.

TVA collectée, TVA facturée, TVA déductible : reprenons les bases

La taxe sur la valeur ajoutée est une forme d’impôts que les professionnels collectent pour le compte de l’État et lui reversent ensuite de manière périodique. Votre entreprise perçoit la TVA collectée, c’est-à-dire celle que vous facturez à vos clients, et paie la TVA sur les biens et services achetés dans un cadre professionnel.

Cette TVA est déductible dans certains cas, et votre entreprise peut la récupérer. Cette TVA récupérable se calcule ainsi : TVA collectée – TVA déductible = TVA récupérable. « Attention, rappelle Pierre Bourdat, pour que la TVA soit récupérable, les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise, justifiées par son activité, et la TVA doit figurer sur le justificatif. » Les achats réalisés auprès de particuliers ne vous permettent pas de récupérer de la TVA, puisqu’ils n’ont pas le droit de vous la facturer. Tout le monde suit jusqu’ici ? Alors poursuivons.

À quelle fréquence peut-on récupérer sa TVA déductible ?

« Il existe trois régimes, annuels, trimestriels et mensuels, qui dépendent du chiffre d’affaire de la société et du montant de TVA collectée. C’est-à-dire que vous déclarez et récupérez la TVA chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. Au moment de lancer votre activité, vous choisissez votre régime avec votre expert-comptable, précise Pierre Bourdat, et c’est un choix important ! »

Eh oui : si vous avez de gros investissements à réaliser au démarrage de votre activité, il est important de récupérer la TVA rapidement, sinon gare au décalage de trésorerie. Le choix d’un régime annuel est risqué, car bon nombre d’entrepreneurs ne provisionnent pas le bon montant de TVA, voire confondent leur chiffre d’affaire avec leur trésorerie, sans tenir compte de la dette représentée par la TVA. Ce qui fait mal à l’heure de passer à la caisse…

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Quelles sont les démarches à faire pour récupérer la TVA ?

Rendez-vous sur le site impots.gouv.fr, où vous créez un compte en même temps que vous lancez votre activité. Vous pouvez effectuer vos déclarations seul.e, ou demander à votre expert-comptable de les réaliser pour vous. « Pour une demande de remboursement immédiat, il y a des minimums : 150 € pour une TVA annuelle, et 760 € pour une TVA mensuelle ou trimestrielle, précise Pierre Bourdat. Si on n’atteint pas ce minimum, la TVA est reportée sur les mois suivants ».

Passons désormais aux choses sérieuses, en listant les dépenses sur lesquelles vous pouvez (ou pas) récupérer la TVA.

Billets, indemnités kilométriques, stationnement… : la TVA sur les frais de transport, déductible ou pas ?

N’espérez pas récupérer la TVA sur les billets de train ou d’avion, même pour des trajets effectués à titre professionnel : il n’y a pas de TVA collectée sur ces prestations. « Vous pouvez parfois avoir un billet qui mentionne de la TVA, précise Pierre, mais elle correspond alors à une prestation soumise à la TVA, comme un service de restauration, par exemple. » Idem pour les indemnités kilométriques : le barème fiscal est actualisé chaque année et n’intègre pas de TVA.  

En revanche, sur les frais de stationnements liés à des déplacements professionnels et les péages, vous pouvez récupérer la TVA tant qu’elle apparaît sur les justificatifs.

Frais de restauration, repas : quand peut-on déduire la TVA ?

Si votre société est assujettie à l’impôt sur les sociétés, le.a gérant.e n’a pas le droit de déduire ses frais de repas personnels, mais peut déduire ses repas dès lors qu’ils sont pris avec un client ou un partenaire. « Lorsque vous invitez une relation professionnelle au restaurant, ce n’est pas pour le plaisir, c’est pour votre activité : vous pouvez donc déduire la TVA récupérable de l’addition » explique Pierre Bourdat.

Pour les travailleurs indépendants, le principe est le même lorsqu’ils invitent un client au restaurant. En revanche, « si vous êtes assujetti.e à l’impôt sur le revenu, vous avez le droit de déduire la TVA sur les repas pris seul.e sur votre lieu de travail, à condition qu’il soit loin de votre domicile. L’administration tient compte de la distance mais aussi du temps nécessaire pour faire l’aller-retour bureau / domicile », précise l’expert-comptable. Autre finesse à avoir en tête : l’administration considère qu’un repas pris chez soi coûte 4,85 € (barème 2019) : la société prend en charge le repas au-delà de cette somme, dans la limite de 18,60 €. La TVA récupérable se calcule donc sur les dépenses comprises entre 4,85 et 18,60 €. « Ce sont les mêmes barèmes que pour un avantage en nature pour un salarié, qui changent chaque année. »

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Achat d’un véhicule professionnel : TVA déductible ou pas ?

La TVA est récupérable pour un véhicule utilitaire (VP), à condition qu’elle soit mentionnée sur la facture. Ce qui implique nécessairement de l’acheter à un professionnel qui facture de la TVA. En revanche, l’achat d’un véhicule particulier (VL), même utilisé en voiture de fonction, ne permet pas de récupérer la TVA.

Frais de carburant : que peut-on récupérer ?

Jusqu’en 2016, seule la TVA payée sur le gazole était récupérable, à 100% pour les véhicules professionnels (VU), et à 80% pour les véhicules particuliers (VL). Si votre flotte d’entreprise roule au GPL (gaz de pétrole liquéfié), au propane ou au butane liquéfié, ou au GVN (gaz naturel comprimé), la TVA est récupérable à 100% pour les VU comme les VP. Attention, elle n’est récupérable qu’à 50% pour les VP si vous roulez au GPL à l’état gazeux, mais toujours 100% pour les VP.

Depuis 2016, il est également possible de récupérer une quote-part sur la TVA payée sur vos pleins d’essence, avec un échéancier qui prévoit qu’en 2022, 80% de la TVA payée sur l’essence sera récupérable pour les VP comme pour les VL. En 2019, concernant l’essence, la quote-part est à 40% de la TVA mentionnée (VP et VL). Concernant le gazole, la quote-part est de 80% pour les VL et 100% pour les VP et 80% sur le gazole pour les VP et VL . Pensez donc à demander vos factures de pleins d’essence !

Frais de logement en déplacement : peut-on parfois déduire la TVA ?

Et la réponse est non, la TVA n’est jamais déductible, que l’on soit à l’hôtel ou dans une location. Sauf si vous invitez un client ou un fournisseur, auquel cas la TVA devient récupérable. « Un entrepreneur peut demander à son client de payer sa chambre pour lui, et lui refacturer ensuite : ainsi, la TVA devient récupérable pour tout le monde ». En revanche, pour récupérer la TVA sur les petits déjeuners et repas pris à l’hôtel, pensez à demander une facture détaillée où elle apparaît.

Frais de location de bureau : TVA récupérable ou pas si on travaille chez soi, en sous-location ou dans un espace de coworking ?

« Les entrepreneurs qui travaillent chez eux et se versent un loyer ne peuvent pas récupérer de TVA, puisqu’ils facturent leur entreprise en tant que particulier et ne collectent donc pas la TVA. Si l’on prend un bureau en sous-location, la facture mensuelle doit faire figurer le montant de TVA pour qu’elle soit récupérable. » Les espaces de coworking professionnels comme Wojo sont assujettis à la TVA et font donc systématiquement figurer la TVA sur les factures adressées à leurs résidents.

L’essentiel à retenir sur la TVA récupérable :

  • Réfléchissez bien avant de choisir votre régime de TVA afin d’optimiser votre trésorerie au mieux.
  • La TVA est récupérable uniquement sur les dépenses justifiées par l’activité de l’entreprise.
  • La TVA est récupérable uniquement si elle figure sur le justificatif : il est interdit de la calculer à la main a posteriori.
  • Vous ne récupérez pas la même quote-part de TVA selon que vous roulez en VP ou en VL, au gazole ou à l’essence.
  • Vous ne récupérez pas de TVA sur vos billets de train, d’avion, ni les indemnités kilométriques figurant sur vos notes de frais.

À vous d’optimiser vos flux de TVA désormais !

MERCI À

Pierre Bourdat, résident au Wojo Grand Hôtel-Dieu, est expert-comptable et co-fondateur du cabinet de conseil en gestion Bourdat Finance, inscrit à l’ordre des experts comptables de Lyon. Son équipe accompagne petites et moyennes entreprises dans leur développement, afin de leur donner la visibilité indispensable au développement de leur activité et de sécuriser leurs démarches fiscales et administratives.

Article rédigé par Clémentine Garnier pour
Wojo
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