Coûteux, stressant pour les collaborateurs, complexe… un déménagement d’entreprise est aussi un investissement pour l’avenir qui crée les conditions nécessaires au développement et à la pérennité de votre activité. Suivez notre check list pour réussir le vôtre !

Disposer d’une surface mieux adaptée à ses effectifs, rationnaliser ses espaces de travail, regrouper ses équipes, fusionner des entreprises, économiser sur ses loyers, se rapprocher des transports en commun… il existe de nombreuses bonnes raisons de déménager.

Le choix de nouveaux bureaux est aussi l’occasion pour votre entreprise d’affirmer ses valeurs, vis-à-vis de vos collaborateurs et de vos clients. Mais quitter ses locaux, ses habitudes et réorganiser ses espaces nécessite une bonne anticipation afin de préparer les équipes, minimiser les coûts et ne pas affecter l’activité. Plus la taille de l’entreprise est importante, et plus cette préparation doit être poussée.

1 – Avant de déménager, les bonnes questions il faut se poser.

Avant de commencer votre recherche de locaux, interrogez-vous sur vos besoins réels pour déterminer l’emplacement, la surface et l’aménagement idéal de vos futurs bureaux. Avez-vous besoin de plus de souplesse financière ? D’espace ? De proximité avec les transports ?

Si vous envisagez de déménager uniquement pour accueillir de nouveaux salariés, posez-vous la question d’une réorganisation de vos espaces de travail actuels. Pourquoi ne pas envisager de basculer dans une logique de flex office dans vos locaux actuels, en misant sur le télétravail et de la location de bureaux dans des espaces partagés pour les salariés qui le souhaitent ?

2 – Intégrer les collaborateurs, une étape indispensable du déménagement d’entreprise

De récentes études le soulignent : après le deuil et le licenciement, le déménagement est la troisième situation la plus stressante de l’existence1. Il entraîne une rupture des habitudes prises dans le quartier, avec les commerçants, restaurants, médecins, bref, un saut dans l’inconnu qui suscite chez beaucoup une forte appréhension, et risque de générer des résistances et tensions. Sans oublier les inquiétudes liées à l’aménagement des futurs espaces de travail : quelle place va-t-on avoir ? Ne risque-t-on pas de se retrouver installé.e dans le bureau face aux toilettes ou dos à la porte d’entrée ?

Communiquez au maximum avec vos équipes pour qu’elles se sentent partie prenante dans le projet. Total avait ainsi organisé en 2017 une consultation interne proposant à ses salariés de voter parmi trois propositions pour choisir leur futur site de travail. Quelques bonnes idées à envisager :

  • Créer une boîte à idée sur les espaces communs, les services et la décoration des futurs bureaux : cafétéria, salle de sieste, salles de réunion créatives, etc.
  • Sonder les priorités des collaborateurs : espace disponible ? Services ? Proximité des transports en commun et des commerces ? Mise à disposition d’un parking vélo sécurisé pour favoriser la mobilité douce ?
  • Prévoir une visite des futurs locaux avant le déménagement pour que votre équipe se projette dans son nouvel environnement.

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3 – Ne pas se louper sur les formalités de résiliation de votre bail commercial

Attention à ce point, qui pourrait vous coûter cher si vous ne l’anticipez pas correctement. Avant même de commencer à chercher de nouveaux locaux, vérifiez les formalités de résiliation de votre bail professionnel. Le plus souvent, vous devez respecter un préavis de six mois, qui démarre à compter de l’envoi d’un courrier recommandé ou d’un acte d’huissier. Une fois votre préavis notifié, le compte à rebours est enclenché jusqu’à votre départ.

Si vous utilisez des espaces de travail partagés, ou que vous êtes en sous-location, les formalités sont différentes et souvent plus courtes.

4 – Désigner un responsable déménagement, assisté d’une équipe

Un déménagement est un projet qui a besoin d’un pilote. Choisissez pour cela un collaborateur chargé de la coordination, et de faire le relais avec vous. Demandez des volontaires dans les différents départements pour l’assister dans les diverses missions liées au déménagent : demandes de devis, rétroplanning, etc.

Indispensable : établissez avec lui un plan d’aménagement de vos futurs locaux, nécessaire à votre déménageur le jour J pour installer directement les bons meubles aux bons endroits. Ce plan servira aussi à rassurer les salariés sur l’emplacement de leur futur bureau.

5 – Établir un cahier des charges de votre déménagement d’entreprise

Restons dans la comparaison avec un projet, qui s’appuie sur un cahier des charges, un planning et des listes de missions à répartir et accomplir. Il doit recenser toutes les étapes du déménagement (inventaire, vente du mobilier qui ne vous suivra pas dans vos nouveaux locaux, transferts de vos abonnements téléphoniques et électriques, transfert du siège social, recensement du parc informatique, préparation des nouvelles cartes de visites, etc.), et le délai nécessaire pour les accomplir, afin d’établir ensuite un rétroplanning.

Vous pouvez opter pour un classement chronologique des tâches, ou un classement thématique (administratif, logistique, humain, etc.) en attribuant un pilote à chaque thème.

6 – Faire leur fête aux devis

Faites jouer la concurrence en demandant plusieurs devis de déménageurs, et étudiez dans le détail les options incluses ou pas (fournitures d’emballage, manutention du matériel informatique, assurance, casse / perte, volume prévu, etc.). Vérifiez que votre déménageur s’occupe bien des formalités auprès des mairies au départ et à l’arrivée pour le stationnement du camion et l’éventuel blocage de la voirie.

Concernant l’aménagement de vos futurs bureaux, demandez des devis à différents prestataires afin de choisir celui qui répond le mieux à vos attentes en termes de qualité, de délais et de budget !

7 – Bien emballé, c’est pesé

Fournissez à vos collaborateurs des étiquettes personnalisées pour que chacun emballe ses affaires personnelles dans un carton à son nom, et étiquette les éléments de son poste de travail (bureau, ordinateur, téléphone, caisson, etc.) qui seront déplacés par les déménageurs.

Étiquetez aussi les éléments de décoration qui vous suivent dans vos nouveaux locaux et indiquant dans quelle pièce ils doivent être déposés. Emballez les dossiers papier en indiquant leur contenu sur le carton pour gagner du temps lors du déballage.

Vous avez des meubles dont vous souhaitez vous débarrasser ? Contactez un site spécialisé dans l’achat et la revente de mobilier de bureaux d’occasion, comme Adopte un Bureau, Simon Bureau ou encore Burocase.

8 – Par ici les nouvelles cartes de visite

Préparez en amont de votre déménagement le changement de tous vos documents officiels : papier à en-tête, devis, factures, cartes de visite, etc. Vos équipes disposeront ainsi d’outils à jour dès le lendemain de votre emménagement.

Pensez à modifier les signatures de mail, en prévoyant une période de transition pendant laquelle elles seront surmontées d’une mention bien visible « Attention, notre adresse a changé ».

Communiquez auprès de vos clients en les informant par mail de votre changement d’adresse : voilà une bonne occasion de les inviter à découvrir vos nouveaux locaux. Pensez aussi à notifier votre changement d’adresse à vos partenaires, fournisseurs, et à modifier tous vos contrats d’abonnement et de services.

9 – Bien gérer le D-Day

Afin de limiter l’impact du déménagement sur votre activité, et laisser les équipes IT et logistique préparer les locaux avant le retour des collaborateurs, mieux vaut le programmer un vendredi après-midi ou un week-end. Si vous intégrez un espace de travail partagé déjà équipé, cette phase d’installation est beaucoup plus rapide, puisque les imprimantes, connexion wifi et bureaux sont déjà installés, et l’impact sur votre activité très restreint.

Prévoyez une cellule d’assistance dans les jours qui suivent le déménagement, afin de régler les nombreux micro-problèmes qui ne manqueront pas de survenir : ordinateur qui ne se rallume pas, problème de connexion au réseau, disparition d’un combiné de téléphone, etc.

10 – Nettoyer, balayer, astiquer, vos bureaux rendus pimpants !

Une dernière étape à ne pas négliger pour vous éviter des coûts de sortie élevés : prévoyez un ménage approfondi de vos anciens locaux. Vous êtes censé les rendre dans l’état dans lesquels vous les avez trouvés, ce qui nécessite à minima du ménage, et peut-être quelques légers travaux de rénovation.

Faites appel à une société spécialisée afin de vous assurer que le travail sera fait de fond en comble avant l’état des lieux.

Bienvenue chez vous !

Vous voici installé dans votre nouvel espace ! Il ne vous reste « plus » qu’à vous pencher sur la décoration afin de créer une ambiance agréable et propice au bien-être de vos collaborateurs.

Si vous avez choisi d’investir des espaces de travail partagé, comme ceux proposés par Wojo, vous pourrez vous concentrer sur la personnalisation de vos bureaux dédiés en étant accompagné par nos Business Partners, tout le reste est déjà géré pour vous !

En résumé, voici l’essentiel à retenir pour un déménagement d’entreprise serein et réussi :

  • Avez-vous vraiment besoin de déménager ? Le télétravail ou des bureaux dédiés en espace de travail partagé ne peuvent-ils pas répondre à vos besoins de manière moins coûteuse qu’un déménagement ?
  • Impliquez et consultez vos salariés tout au long du processus pour accompagner le changement et limiter les résistances.
  • Optimisez le calendrier et choisissez les bons prestataires afin de limiter l’impact de ce déménagement sur votre activité.

1 – Source : sondage TNS Sofres réalisé en janvier 2006

Article rédigé par Clémentine Garnier pour
Wojo
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